Virtuelle Distanz durch Verbundenheit ausgleichen

Empathie und Sinnorientierung im professionellen Kontext

Virtuelle Zusammenarbeit wird zunehmen, weil Spezialisten, aber auch Sachbearbeiter-/innen für Unternehmen ortsunabhängig arbeiten können und weil sich zahlreiche Flexibilisierungsmöglichkeit ergeben, was die Vereinbarung von Beruf mit Freizeit, Familie und Pflegearbeit angeht.

Die Risiken sind nach den nun breit gestreuten Erfahrungen in der Corona-Pandemie z. B. die zunehmende Vereinzelung, d.h. der Verlust an Gruppenzugehörigkeit und der Verlust an Ausrichtung an der gemeinsamen Zielsetzung. Viele Menschen kommen zwar sehr gut damit aus, 5 Tage in der Woche von zu Hause zu arbeiten aber die überwiegende Mehrheit möchte nicht dauerhaft auf Begegnungen und verzichten.

Menschen sind soziale Wesen, die auch die körperliche Nähe zur Gruppe oder zum Team benötigen, um wichtige Bedürfnisse wie Sicherheit, Zugehörigkeit und identitätsstiftende Verbundenheit zu erleben. Dies sind wichtige Faktoren für die Entstehung von Motivation und Begeisterung für die gemeinsame Sache.

Technik und Struktur dominieren, Sinn und Verbundenheit leiden

Um die drohende Beziehungslosigkeit in der virtuellen Zusammenarbeit auszugleichen, hilft es sich zunächst bewusst zu machen, dass die zunehmende Virtualisierung von Zusammenarbeit eine immer schnelleren Taktung von Meetings ermöglicht und Menschen noch stärker von Strukturen, Technik und Zeitfenstern bestimmt werden. Einerseits nimmt die Effizienz stellenweise zu, gleichzeitig können wesentliche, menschliche Bedürfnisse darunter leiden.

Ein Resultat kann ein noch stärkeres "Meeting-Hopping" sein, mit dem Verlust an Sinnorientierung und wertvoller Zeit für Beziehungsgestaltung und inspirierende Nebengespräche. Deswegen sollte in der virtuellen Zusammenarbeit verstärkt auf Kommunikation gesetzt werden, die regelmäßig auf den Sinn und Zweck fokussiert und gleichzeitig auch die sozialen Bedürfnisse der Teilnehmenden befriedigt.

Sinn und Zweck hervorheben

Machen Sie grundsätzlich während und am Ende von Besprechungen ein kurzes Feedback-Blitzlicht, in dem sie fragen, inwieweit die Teilnehmenden im Moment zufrieden sind hinsichtlich des Besprechungsverlaufs. Diese Abfrage kann man leicht über Handzeichen machen, indem man z.B. mit dem Daumen 0 - 100% signalisieren lässt und dazu folgende lösungsfokussierten Fragen stellt:

• Wie zufrieden sind sie bisher mit dem Verlauf des Meetings (Daumen hoch = 100%, Daumen runter = 0%)?
• Was hat dazu beigetragen, dass Sie bei xy % sind?
• Was würde dazu beitragen, dass Sie bei xy + 10% landen und was wären Sie bereit dafür zu tun?

Verbundenheit fördern durch wertschätzendes Feedback und Empathie

Verbundenheit entsteht z.B. einerseits durch wertschätzendes Feedback im Sinne einer Würdigung von Beiträgen, die aus einer persönlichen Perspektive das gemeinsame Ziel und auch den Gruppenzusammenhalt gestärkt haben. Wichtig dabei kann sein, dass dies nicht im Sinne eines Lobs geschieht (Frau Müller das war wirklich toll!) sondern immer in einem 4er-Schritt im Sinne einer Ich-Botschaft (und nicht im Sinne einer Fremdzuschreibung "Sie sind..."):

• Was genau habe ich beobachtet?
• Welches Bedürfnis hat dieser Beitrag mir erfüllt?
• Ggf. wie hat es mein Erleben beeinflusst?
• Sich bedanken.

Andererseits ist Empathie ein wichtiger Schlüssel zur Verbundenheit. Insbesondere in herausfordernden Situationen ist es essenziell, dass Kollegen sich in die Situation des Gegenübers einfühlen können. Dazu braucht es gar nicht viele Worte, sondern lediglich kurze Signale wie z.B. "Das kann ich mir vorstellen, dass Sie in dieser Situation erst einmal ratlos waren." oder "Das ist doch ganz verständlich, da würde es mir wahrscheinlich auch nicht anders gehen. Ich kann mir vorstellen, dass das ganz schön herausfordernd für Sie war."

Oftmals ist dies ausreichend, um einen empathischen und damit menschlichen Kontakt herzustellen, damit man wieder Rückhalt empfindet, um auf der Sachebene voranzukommen.

Check-In und Check-Out ermöglichen

Menschen können in Situationen, die unklar oder bedrohlich erscheinen, eingeschränkt konstruktiv kommunizieren, da die meiste Zeit dafür verwendet wird, um die Bedürfnisse nach Schutz und Sicherheit zu gewährleisten. Was gerne als Unaufrichtigkeit, Verschlossenheit, Aggression und Unklarheit in der Kommunikation erlebt wird, ist zumeist nichts anderes als der Versuch, sich in einer Gruppe wichtige Grundbedürfnisse wie Sicherheit, Respekt und Autonomie zu erfüllen. Ermöglichen Sie deswegen immer eine kurze Phase des Ankommens und Verabschiedens, in dem auch die Befindlichkeiten in Bezug auf das Meeting, aber auch andere Themen angesprochen werden können, damit ein offenes Einlassen auf das Meeting überhaupt möglich ist. So eröffnen Sie gerade in virtuellen Meetings einen sicheren und einladenden Gesprächsrahmen. (Anregungen für aktivierende Fragen finden Sie z.B. hier.